Reprendre un événement passé

Après un premier événement, vous pouvez réutiliser sa préparation même sans avoir créé de modèle. Par exemple, repartez d’un concert pour préparer la prochaine date dans la même salle.

Vous devez avoir le droit de créer des événements et accès à l’événement source.

Préparer la reprise

1. Depuis la liste des événements, ouvrez le parcours de création.
2. Choisissez Reprendre un événement passé et sélectionnez l’événement source.
3. Donnez un nouveau nom et vérifiez les dates proposées.
4. Relisez les équipes et les participants proposés, puis créez la copie.

Le nouvel événement commence en Brouillon. Il reste indépendant de celui dont il provient. Ouvrez alors ses Réglages pour vérifier les modules, les accès et les autres choix repris avant de passer en préparation.

Ce qui est repris

La reprise copie la préparation : informations et champs, réglages, équipes, rôles et affectations, zones, conducteurs et checklists. Les échéances sont décalées à partir des nouvelles dates ; les tâches et actions repartent à faire.

Le vécu reste dans l’événement source : main courante, conversations, validations, réponses, photos-preuves, accusés de réception et historique. Vous ne reprenez donc pas un événement déjà « accompli ».

Les liens documentaires posés directement sur l’événement sont recréés. Les documents hérités d’un lieu, d’une équipe ou d’un modèle continuent de dépendre de leur source : la reprise ne duplique pas universellement tous les fichiers.

Relire avant de commencer

Vérifiez les personnes disponibles pour cette nouvelle date, leurs accès, les titulaires des rôles dynamiques, les horaires et les documents pertinents. Adaptez ensuite les consignes qui concernaient uniquement l’ancienne édition.

Quand la préparation convient, poursuivez le cycle de vie. Pour un format que vous réutilisez souvent, un modèle d’événement permet de préparer une base dédiée.