Modèles de checklist

Un modèle de checklist rassemble les tâches à refaire régulièrement : vérifier les accès, préparer une salle ou contrôler du matériel. Chaque utilisation produit une checklist dont l’avancement appartient à l’événement.

Vous devez avoir le droit de gérer les modèles de checklist. Les équipes et les jalons que vous souhaitez utiliser doivent déjà être préparés.

Préparer les tâches

1. Ouvrez Modèles de checklists dans le menu de l’organisation.
2. Sélectionnez Nouveau modèle.
3. Dans Équipe, choisissez une équipe, Commun à toute l’organisation ou Moi seul. Si plusieurs trames ou jeux de champs sont disponibles, choisissez ceux à utiliser, puis Créer. À l’ouverture de l’éditeur, le modèle existe déjà.
4. Cliquez sur le titre pour nommer le modèle, par exemple « Préparer l’accueil ».
5. Sélectionnez Ajouter une tâche. Donnez-lui un titre précis, comme « Vérifier les accès du public », puis une description si une consigne est nécessaire.
6. Refermez le panneau, puis sélectionnez Enregistrer en haut de l’écran. Enregistrez vos changements avant de quitter l’éditeur.

Une tâche peut rester sans échéance. « Conditionne le jalon » répond à une autre question : sa réalisation est-elle nécessaire à la préparation de ce repère ?

Préciser ce qui doit être fait

Une tâche peut rester Sans échéance. Pour la placer dans le temps, choisissez un jalon dans Échéance, puis l’écart avant ou après ce jalon. Une Durée décrit le temps prévu pour la tâche.

Utilisez les options lorsqu’elles répondent à un besoin concret :

• Assigné : préparer la répartition du travail, notamment par rôle dynamique d’équipe.
• Conditionne le jalon : indiquer que cette tâche doit être prise en compte dans l’état de préparation d’un jalon. Ce choix est distinct de son échéance.
• Photo : demander une photo-preuve.
• Sous-tâches : détailler les vérifications d’une même tâche.
• Type de réponse et Branchements : recueillir une réponse et préparer les suites conditionnelles. Ajoutez les autres tâches avant de définir leurs liens.

La zone Rappels porte actuellement la mention « envoi à venir ». Ne comptez pas sur ces rappels pour recevoir une notification.

Vérifier et réutiliser

Relisez le modèle en Liste, Tableau ou Gantt. Vérifiez surtout les titres, les échéances et les responsabilités ; aucun événement daté n’a encore été créé.

Vous pourrez ensuite créer une checklist depuis ce modèle. Modifier ensuite le modèle ne modifie pas les checklists déjà créées. Les prochaines copies reprendront la nouvelle version. Un modèle Moi seul est visible et utilisable uniquement par son auteur. Il n’est pas proposé dans l’assistant de création d’un événement. Les modèles d’équipe et les modèles communs restent soumis aux droits de leurs utilisateurs.

Pour une variante, utilisez Dupliquer dans la liste. Pour retirer un modèle de vos choix actifs tout en le conservant, utilisez Archiver ; vous le retrouverez dans Archivés.