Contacts externes

Un contact externe est une fiche de personne sans compte, sans connexion et sans permissions. Elle évite de ressaisir les coordonnées d’un prestataire présent sur plusieurs événements. Créer sa fiche ne lui envoie pas d’invitation.

Pour créer ou modifier ces fiches, vous devez disposer du droit de gérer les contacts externes.

Activer l’utilisation des contacts

Si la liste affiche Activez les contacts externes, ouvrez Ouvrir le réglage. Avec les droits nécessaires, activez Autoriser les contacts externes, puis Enregistrer, dans Réglages → Champs d’un contact externe.

Cette autorisation concerne l’organisation. Chaque modèle et événement choisit ensuite s’il utilise des contacts externes.

Créer et retrouver une fiche

1. Ouvrez Contacts externes, puis Nouveau contact.
2. Renseignez le Prénom, le Nom et les champs obligatoires indiqués.
3. Ajoutez les coordonnées utiles, puis Créer la fiche.
4. Sélectionnez la personne dans la liste pour consulter ses coordonnées et ses participations.

Si le téléphone ou l’e-mail correspond à une fiche existante, examinez la proposition avant de créer un doublon. Un nom identique ne suffit pas à établir une correspondance.

La fiche peut ensuite être utilisée dans les événements qui autorisent les contacts externes. Elle ne devient pas automatiquement participante de tous les événements.

Donner un accès ou ranger la fiche

Pour permettre à cette personne de se connecter, utilisez Inviter dans l’organisation depuis sa fiche, avec le droit d’inviter des utilisateurs. Vérifiez l’adresse et le rôle avant l’envoi. Jusqu’à l’acceptation, elle reste un contact externe ; à l’acceptation, son historique de participations est relié au compte.

Archiver retire la fiche des choix actifs tout en conservant son historique. Désarchiver la remet en usage.

La suppression définitive est réservée aux fiches sans historique. Anonymiser efface définitivement l’identité et les coordonnées tout en conservant les faits de participation. Lisez la confirmation avant d’utiliser cette action : elle ne se défait pas.

Pour ouvrir un accès limité dans le temps, consultez plutôt les membres temporaires.